Pengertian konvensi
Dilihat dari dari arti katanya “Convention atau konvensi” adalah kata benda yang mempunyai arti jamak antara lain dapat diartikan sebagai “rapat / pertemuan” atau “adat / kebiasaan / hukum tak tertulis” atau “perjanjian / persetujuan” atau “kaidah / ketentuan”.
Konvensi adalah pertemuan sekelompok orang yang secara bersama-sama bertukar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topic yang dibahas dalam pertemuan dimaksud.
Direktorat Jenderal Pariwisata dalam buku Petunjuk Penyelenggaraan Konvensi di Indonesia 1997 - 1998 mengartikan konvensi adalah suatu rangkaian kegiatan berkumpulnya sekelompok orang/negarawan/usahawan/cendikiawan/kalangan profesional dalam suatu pertemuan di suatu tempat yang terkondisikan oleh suatu permasalahan dan pembahasan yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
Arti konvensi menurut UU Kepariwisataan RI, Konggres, Konferensi, atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.
Jenis-jenis pertemuan
• Break-out Session, adalah kelompok kecil yang dibentuk dari sidang besar dengan maksud untuk membahas suatu topic
• Clinic, adalah sejenis lokakarya dimana staf-nya menyediakan kelompok kecil untuk dilatih dalam suatu subjek tertentu
• Colloqium, adalah sebuah acara dimana peserta yang menentukan isi acara, dan para pemimpin pertemuan membuat acara yang berkaitan dengan masalah-masalah yang paling sering muncul, biasanya mempunyai tekanan yang seimbang dalam instruksi dan diskusi
• Concurrent Sessions, adalah sidang-sidang yang dijadwalkan pada waktu yang bersamaan
• Conference, biasanya merupakan sidang umum dan diikuti oleh kelompok-kelompok yang saling berhadapan, dengan tujuan untuk merencanakan, mencari fakta dan mencari pemecahan atas masalah organisasi dan anggotanya
• Congress, adalah jenis pertemuan yang umumnya digunakan di Eropa, paling sering digunakan untuk sebuah konvensi
• Convention, merupakan sidang umum dan pertemuan komite untuk memecahkan masalah-masalah umum; sebagai bentuk dari pertemuan tahunan (annual meetings)
Jenis-jenis pertemuan
• Forum, merupakan sebuah diskusi beregu yang terdiri dari para ahli pada bidang tertentu dimana menyediakan kesempatan bagi peserta untuk berpartisipasi, dipandu oleh seorang moderator
• Institute, merupakan sidang umum dan kelompok diskusi untuk beberapa materi tertentu, biasanya merupakan pengganti pendidikan formal dimana para staf menyediakan program pelatihan
• Lecture, sebuah presentasi formal yang dilakukan oleh seorang ahli, terkadang diikuti dengan sesi tanya jawab
• Plenary Session, bentuk pertemuan bagi semua peserta
• Seminar, bentuk pertemuan dari suatu kelompok untuk berbagi pegalaman dalam suatu bidang tertentu, dibawah pimpinan diskusi yang ahli dalam bidangnya
• Symposium, bentuk pertemuan dengan diskusi beregu/panel oleh para ahli dalam bidangnya, yang diberikan kepada peserta dalam jumlah besar, bentuk partisipasi peserta lebih kecil dari sebuah forum
• Workshop, bentuk sidang umum yang melibatkan peserta untuk saling berbagi pengalaman, memperoleh pengetahuan, keahlian, dan memecahkan masalah dalam bidang tertentu
Sifat konvensi
- KONVENSI LOKAL
Pertemuan ini bersifat lokal dan diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial, bersifat mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (AD/ART).
- KONVENSI DAERAH
Konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (AD/ART) yang kegiatannya ditujukan untuk memajukan daerah setempat.
- KONVENSI NASIONAL
Melibatkan para peserta dan penyelenggara pada skala nasional
- KONVENSI REGIONAL
Kegiatan ini bisa saja dilakukan oleh pemerintah, atau oleh swasta atau kerjasama kedua belah pihak. Karena cakupannya lebih luas, sehingga jenis konvensi ini memberikan dampak yang lebih besar bagi penyelenggara maupun tempat penyelenggaraannya.
- KONVENSI INTERNASIONAL
Penyelenggaran konvensi ini didasarkan pada letak geografis, yakni negara-negara bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan bersama, contoh: MEE, ASEAN, ATF, AHRA, PATA.
Seperti konvensi regional namun dengan cakupan yang lebih luas / mengglobal, yang meliputi kerjasama antar benua, contoh: WTO, IATA
Ukuran dalam konvensi
- KONVENSI UKURAN KECIL : 20 – 50 Peserta
- KONVENSI UKURAN SEDANG : 60 -299 Peserta
- KONVENSI UKURAN BESAR : 200 – 200.000 Peserta
Istilah dalam konvensi
- PCO (Profesional Conference Organizer), suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu konferensi secara profesional
- Steering Committee, yaitu sekelompok orang yang tugasnya memberikan pengarahan suatu kegiatan seperti penyelenggaraan suatu konvensi
- Sponsor Social Event, adalah suatu badan hukum, asosiasi, sekelompok orang atau organisasi, masyarakat afiliasi atau perusahaan, instansi swasta atau pemerintah maupun seorang dermawan perorangan yang mensponsori suatu penyelenggaraan kegiatan-kegiatan.
- Social Meetup, yaitu acara kegiatan sosial yang diberikan kepada peserta konvensi bersama pendamping, berupa pertemuan selamat datang (welcome party), malam kesenian serta acara khusus bagi wanita (ladies progamme)
- Official Event, acara kegiatan resmi yang diberikan kepada peserta konvensi maupun bersama pedampingnya, berupa audiency kepada Kepala Negara atau pejabat pemerintah setempat. Contoh: Pembukaan resmi suatu kegiatan konvensi
- Bid (Invitasi), suatu usaha mengajukan permohonan untuk mengundang diselenggarakannya suatu konvensi di negara pengundang.
- Audio Visual Bid Document, suatu dokumen yang berupa film, video atau slides berisi permohonan resmi untuk pengajuan penyelenggaraan suatu konvensi.
Decision Maker, Pejabat executive yang mempunyai wewenang mengambil suatu keputusan tempat penyelenggaraan suatu konvensi, yang biasanya terdiri atas Sales Executive atau Presiden dari perusahaan maupun sekelompok anggota Board of Director, Executive Council dan lain sebagainya.
Tugas utama pco
- Menyusun perencanaan dan anggaran penyelenggaraan
- Mengurus perizinan yang diperlukan
- Menyelenggarakan kegiatan sekretariat konferensi
- Menyelenggarakan kegiatan konvensi / pameran
- Menyiapkan / mengatur transportasi dan akomodasi
- Menyiapkan tempat penyelenggaraan
- Mengkoordinir promosi dan Public Relations (PR)
- Menyelenggarakan pre dan post-tour
- Syarat pendirian pco
- Merupakan Badan Hukum atau Perseroan Terbatas (PT)
- Mempunyai kantor dengan syarat luas minimum 60 m2 dan memiliki fasilitas telekomunikasi
- Mempunyai staf terlatih / berijasah kursus PCO yang diakui oleh Kementrian Pariwisata
- Berpengalaman menyelenggarakan Konvensi Nasional sedikitnya 5 kali atau Konvensi Internasional minimal 2 kali.
- Modal awal minimum Rp. 500.000.000,-
Source:
Pengantar mice
Dosen Dr. MARIMIN, , M.Si
Komentar
Posting Komentar