Event / Expo Organizer
Event / Expo Organizer (EO) merupakan organisasi yang di dalamnya terdapat sekumpulan orang yang memiliki fungsi untuk menyelenggarakan dan melaksanakan sebuah acara mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga acara berakhir
Organisasi Perusahaan Eo
Dalam meraih kesuksesan dalam penyelenggaraan sebuah acara, maka diperlukan dukungan dari orang-orang yang mampu menjalankan fungsi-fungsi kerja dalam sebuah organisasi tsb
Struktur organisasi sebuah perusahaan EO tidak jauh berbeda dengan perusahaan bisnis lainnya (Direksi, Managerial, Divisi dsb)
Namun yang membedakan dengan perusahaan EO dalam sebuah proyek penyelenggaraan event, maka struktur organisasi akan menyesuaikan dengan kebutuhan proyek tersebut (kepanitiaan) yang sering disebut tim
Tim dalam sebuah EO
Setiap event dengan event lainnya akan memiliki tim yang berbeda
Expo yang diselenggarakan di mall, hotel berbintang akan memiliki tim yang berbeda dengan expo yang digelar di lapangan
Konser music yang diselenggarakan di hotel akan memiliki tim yang berbeda dengan konser music yang dilaksanakan di stadion
Perbedaan tim eo
Perbedaan tim-tim dalam sebuah organisasi EO tersebut didasari atas :
Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja
Efektifitas dan Efisiensi kerja
Besar kecilnya sebuah event
Pertimbangan Dalam
menyusun tim sebuah eo
Sebagai usaha yang profit oriented, sebuah perusahaan EO akan menghitung jumlah personil dalam tim secara cermat dan teliti
Karena tidak ada jaminan kesuksesan acara harus dengan tim yang terdiri dari banyak orang
Personil yang terlalu banyak akan membuat pengeluaran bertambah
Oleh sebab itu pengelola EO harus mampu memilih dan menempatkan timnya secara tepat sesuai kebutuhan suatu acara
Fungsi-fungsi dalam organisasi eo
Project Officer/Event Manager
Field Officer
Talent Officer
Show Director
Art Director
Stage Manager
Soundman (Sound Eng)
Lighting Man
Security
Runner
Client Service
Project officer/event manager
Berfungsi sebagai pemimpin proyek penyelenggaraan event
Bertanggung jawab terhadap kelancaran event
Mengurusi masalah administratif, persiapan dan pelaksanaan acara
Dibantu oleh beberapa Field Officer, Show Manager dan Client Service
Field Officer
Persiapan Venue
Promosi
Perijinan dan Keamanan
Konsumsi
Pengadaan Perlengkapan
Keuangan
Kesekretariatan
DLL
Talent Officer
Berfungsi menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talent/artis/pengisi acara
Ruang lingkup pekerjaan mulai dari negosiasi honor, negosiasi waktu, membuat MoU dengan manager artis, memenuhi kebutuhan artis seperti transportasi, konsumsi, akomodasi, dll.
Show director
Show Director bertanggung jawab terhadap kualitas sajian acara baik dari segi artistik, maupun kenyamanan audiens/pengunjung
Show Director haruslah seorang yang memiliki kemampuan managerial untuk mengatur rangkaian acara demi acara secara rapi dan berkesan
Show Director akan dibantu oleh tim yang terdiri :
Art Director, Stage Manager, Sound Man, Lighting Man, Security dan Runner
Stage Manager
Bertanggung jawab terhadap kelancaran acara di panggung
Seperti urutan kemunculan artis/talent berdasarkan rundown
Mengendalikan waktu pertunjukan
Biasanya Stage Manager akan berkoordinasi dengan : Show Director, Talent, dan MC (Pembawa Acara)
Art director
Bertanggung jawab urusan artistik
Seperti tampilan (layout) panggung, tempat pameran, dekorasi, efek-efek artisitik yang akan meningkatkan estetika sebuah acara
Sound Man (sound engineer)
Bertanggung jawab terhadap control kualitas sound system
Biasanya soundman bukan dari EO namun disewa dari tenaga professional (vendor sound system)
Soundman berpatokan dari Rundown acara untuk menentukan waktu kapan sound harus dibuka, mic mana yang harus ditutup
Selain itu Soundman juga berpatokan sesuai arahan Show Director
Light Man
Bertanggung jawab terhadap control kualitas lighting
Sama dengan Soundman biasanya berasal dari tenaga professional (vendor lighting)
Dalam bekerja berpatokan dari rundown acara serta arahan Show Director untuk mengatur terang-gelapnya lampu-lampu di sekitar area tempat acara berlangsung
Security
Security atau petugas keamanan terdiri dari personil kepolisian dan personil EO
Selain berkoordinasi dengan personil kepolisian, security EO juga sering berkoordinasi dengan Show Director, Stage dan Talent Officer untuk menjamin keamanan talent, keamanan panggung dll
Selain itu juga bertugas menghalau pedagang asongan/PKL di sekitar area pameran
Runner
Sebuah Tim yang terdiri dari beberapa orang (tergantung besar kecilnya event)
Bertugas serabutan seperti, menghubungkan kebutuhan dan kepentingan masing-masing pihak-pihak Internal EO (Show Director, Field Manager, Soundman, Security, dll.)
Dalam setiap penyelenggaraan acara, keberadaan runner sangat dibutuhkan seperti mengantar perlengkapan ke bagian lain, mengirimkan informasi penting kepada anggota tim agar tidak diketahui orang lain (tidak bisa menggunakan HT)
Client service
Bertanggung jawab sebagai penghubung antara klien seperti penyandang dana (sponsor) dengan Project Manager atau Show Director, dll.
Client Service bertugas menjamu dan memenuhi kebutuhan klien tersebut agar dari mulai acara berlangsung hingga selesai dengan tujuan kepuasan klien
KOORDINASI KERJA organisasi eo
Source:
Pengantar MICE
Dosen Dr. MARIMIN, , M.Si
Komentar
Posting Komentar